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アパレル、雑貨を中心とした小売・メーカーで働くひとたちの話

会社組織でLINE・メール・ポータルを活用する時に役に立つ、たった5つのこと

インタビューの第三回をアップする前に、
ここ半年くらい、気になっている

『社内コミュニケーションツール』

について、記事にしてみます。

私自身、現場時代にも1対100のコミュニケーションを
チェーンストアの本部人員として行ってきました。

コンサルになった今でも、
大人数 かつ 異職種コミュニケーションについての相談や、
課題を抽出したり、ご提案させて頂くことがあります。

実際に現場で、その難しさもある程度体験してきましたので、
(私は主に、本部と店舗コミュニケーションです)
少しは参考になる内容があるのではと思い、記事にした次第です。

また、この内容はアパレル、雑貨にとどまらない話ですので、
ご覧頂きました皆様の、日々の業務の御参考になれば幸いです。

以下から本編です。


「組織内でLINE・メール・ポータルを活用する時に役に立つ、たった5つのこと」

(1)1対100、100対1を心がける
(2)伝えるツール/方法の、メリット・デメリットを正しく理解すること
(3)「関係性」「伝達性」「合理性」の視点で考えること
(4)リズム感があること
(5)自分の記述のクセを理解すること

以下からは、それぞれについて簡単に記述していますが、
じゃあ、実際にはどうするのよ?

にお答えするためには

それぞれ、私なりの実際に運用に乗せることが出来た
具体的事例や解説、ノウハウがありますので、
そちらは、おってそれぞれの記事にもする予定です。(もちろん無料ですよ(笑))


(1)1対100、100対1を心がける

一言で言うと
「送り手は、100人がわかるように意識する」
「受け手にとって、この内容は100件の中の1件だと意識する」

上記に尽きます。

情報の発信側に立つと、とにかく発信したいことが先に来て
受け手がどう捉えるのかを後回しにしてしまい、
場合によっては、受け手には伝えたいことがまっすぐに届かず、
発信内容が、受け手の意識の片隅にいってしまうことがあります。

最悪の場合、たとえば「早く伝えなければならない」という意識ばかりが
先にいってしまい

「とにかく制限時間までに情報を発信すること」
「伝えたいことをとにかく発信すること」

目的になってしまいがちです。

情報の受け手の立場と状況を、以下の基準で意識することが必要だと思います。

■ 受け取るタイミング

送るタイミングが悪かっただけで、
うまく伝達が出来ないケースが、時折見られます。

受け手が忙しい、もしくは情報の山に囲まれている時に
いくら親切丁寧な発信をしても

「情報を受け取ること自体の優先順位が低いため、スルーされる」
「たくさんある中の情報の一つとして既読スルーされる」

は、よくあるケースです。

上記の状況などが起きやすいファクターに
曜日、時間帯なども含まれます。

発信タイミングには注意すべきです。

■ 相手の忙しさが理解できているか

部下から上司への情報発信時、よく起きるケースです。

たとえば、部下→上司は、1対1のやりとりですが、
上司の立場に立った時に、
「複数の部下からの多数の情報を一気に受け取っている」
ケースがあります。

受け手が情報過多のタイミングで、どんな発信をしても、
送り手の思ったようなレスポンスが得られないケースは多いです。

■「発信ツール+α」もしくは「α+発信ツール」 を 心がけること

何かしら、口頭での補足や、決まった時間に決まった形で送られることで
受け手がルーチン的に情報をキャッチアップする流れが生まれます。

「このタイミングに、いつも誰々からメールが届く」
(そしてこのタイミングでチェックすることが習慣になる)

それにより、情報過多な中でも優先順位が高まった状態で
受け取ってくれる流れになります。

受け手の業務フローにまで食い込めれば、
もう後は、ごく当たり前な形でコミュニケーションが取れます。

毎週発信するような内容であれば、
「週刊」を「習慣」化する。
という言葉で、私はアドバイスをしています。

続きはこちら(後日アップします)

(2)伝えるツールや方法の、メリット・デメリットを正しく理解すること

ツールや方法、と言っても
昨今では、多種多様な伝達ツールがあります。

ざっとあげるだけでも

  • LINE連絡
  • FAX連絡
  • メール連絡
  • ポータル連絡(掲示板・メール方式)
  • 電話連絡
  • 口頭伝達

非常に多くの手法があります。

以下、簡単にまとめてみます。

伝達手法 メリット デメリット
LINE 気軽に連絡が出来る・ブレスト向き・相手の状況にとらわれない 一方的送付・既読からの焦り・長文に向かない・強制力が不明確・決定事項が不明確・過去の情報が流れる・受け手の状況がわからないままの発信になる(配慮に欠ける場合がある)・内容共有がしづらい
FAX・書面 書面として残る事・受け手の作業指示等の場合は活用しやすい・受取後の多人数共有がしやすい 受取タイミングがわからない・受け取った確認がしにくい・受け手の整理整頓力によっては情報が活用されない・スピード感が落ちる
メール 送付のスピード感が早い・どんなFORMATでも添付可能・送り手側都合での多人数共有がしやすい 受取タイミングがわからない・受け手のメール量によっては処理が遅れる・埋もれてしまう可能性がある・出先で見る事が出来ないケースがある・操作等が不得意なひとも存在する
ポータル(掲示板) おおよその特定多数に確実に見てもらえる・情報共有という意味合いでの活用には適している 送りっぱなしになる事がある(閲覧確認のボタンがあっても、とりあえず確認したというケース・個人宛ではないので、受け手の確認頻度や意識にゆだねられる・スピード感は劣る可能性がある
電話 1対1のコミュニケーションが確実の取れる・文面では伝わらないニュアンスを伝える事が出来る 受け手がいつでも電話に出られるわけではない、受け手のスケジュール等を加味する必要がある・受け手の優先順位によってすぐに連絡がつかない事がある・記録が残りにくい・文面に記録が残っていないので、水掛論になるリスクがある
口頭伝達 最も、相互コミュニケーションが取れる・受け手の状況を加味する事が出来る・表情も合わせて細かなニュアンスを伝えることが出来る 対象者が遠方にいる場合には、各種コストがかかる・対象が多人数になればなるほど、受取り方の差が生まれる


上記は、まだ粗粗ですが、ざっとメリットデメリットを上げてみました。

現在伝達する時に、本当に
「受け手に取ってベストな伝達方法であるか」
考えることが必要だと思います。

それぞれのメリット・デメリットを、
どのように使い分けていくのかは、後日別記事で・・・。

続きはこちら(後日アップします)

(3)「関係性」「伝達性」「合理性」の視点で考えること

これはどういうことかというと、

『関係性』
 ・双方向コミュニケーション
 ・強制力・強制度
 ・信頼関係構築


『伝達性』
 ・スピード感
 ・受け手側の同時人数の多さ


『合理性』
 ・案内・アナウンスとしての適性度
 ・受け手のわかりやすさ
 ・ヴィジュアル性(画像やグラフ)

の視点で、(2)のメリットデメリットを考える
ということになります。

たとえば、

  • 双方向コミュニケーションに向いているのは、電話や口頭

だが、


  • 受け手の同時人数は劣り
  • ヴィジュアルコミュニケーションは出来ない

という様な感じです。

当然、ここで「メールと電話を併用する」 という
皆さん自然に使われているテクニックが出てくるのですが

併用すると、わかりやすく伝える事が出来る反面
手間は少しかかる、ということになります。


この使い訳テクニックについても、後日に・・・。

続きはこちら(後日アップします)

(4)リズム感があること

特に、メールやポータル掲示板等で、私が意識する事です。

ルールが特別にあるわけではないですが
一例として、以下をご覧ください。

■ 黒四角で箇条書きタイトルを表記して

■ 同じフォントやサイズ、下線を引き

■ 1行の文字数もなるべく合わせてしまう

とても、シンプルですが
それだけで、読み手はシンプルに注視してくれるようです。

私がメールでよく使う手法ですが、

■ 黒四角で箇条書きタイトルを表記して
 → 大事なことは黒四角、次に大事は白四角


■ 同じフォントやサイズ、下線を引き
 → 色を使うならなるべくリズムを使って表現する


■ 1行の文字数もなるべく合わせてしまう
 → 出来れば文章が折り返しにならないように

のように、「→」で簡単解説をつけて補足する。
ということを心がけています。

リズム感、という言葉でしか表現しようがないのですが
ポン、ポン、ポン、と表示されていると
ストレスなく読めるようです*1

(5)自分の記述のクセを理解する事

これは、ひたすらに「参考にしたいひとの文章、メール」を
徹底的に研究する事
に尽きます。

幸い、ここまでLINEやメールがたくさん存在する世の中ですので
ふとした日常のLINEから、迷惑メールまで

何かしら、「読みやすいな」と思うきっかけはあるはずです。

この記事から学ぶことがいくつかあったかも知れませんが*2
同時に、反面教師にする点もあるのだと思います。

私の文章(このサイトに限りますが)、あえて実行しているクセがあります。

それは、

  • 「人」ではなく「ひと」
  • 「事」ではなく「こと」

です。
この記事でもそうなっていると思います。*3

これは、初めてブログを書いたおよそ10年前から
漢字を減らしたい、という理由だけで始めたクセです。

幸いにも、日常のメールではそのクセは出ていませんが、
これが無意識的にやっていたとすると
なかなかにクセのある文章になります。

記事をじっくり読み返してアップするという習慣が弱いので、
接続詞の使い方が偏っていたり、
思う、と、思った、が混在していたり、

色々あるかと思いますが、
まねする相手を早く見つけて、技術を盗む、が
読みやすい文面に近づけるのではないか、と思っています。


詳細解説(もしくはテクニック?)については、
追って記事にするつもりですので、
気になった方はどうぞ、気長にお待ち頂ければ幸いです。


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あなたは「言葉」でできている

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*1:そう言われました・・・

*2:そう祈るばかり

*3:たぶん