会社組織でLINE・メール・ポータルを活用する時に役に立つ、たった5つのこと
インタビューの第三回をアップする前に、
ここ半年くらい、気になっている
『社内コミュニケーションツール』
について、記事にしてみます。
私自身、現場時代にも1対100のコミュニケーションを
チェーンストアの本部人員として行ってきました。
コンサルになった今でも、
大人数 かつ 異職種コミュニケーションについての相談や、
課題を抽出したり、ご提案させて頂くことがあります。
実際に現場で、その難しさもある程度体験してきましたので、
（私は主に、本部と店舗コミュニケーションです）
少しは参考になる内容があるのではと思い、記事にした次第です。
また、この内容はアパレル、雑貨にとどまらない話ですので、
ご覧頂きました皆様の、日々の業務の御参考になれば幸いです。
以下から本編です。
「組織内でLINE・メール・ポータルを活用する時に役に立つ、たった5つのこと」
（１）1対100、100対１を心がける
（２）伝えるツール/方法の、メリット・デメリットを正しく理解すること
（３）「関係性」「伝達性」「合理性」の視点で考えること
（４）リズム感があること
（５）自分の記述のクセを理解すること
以下からは、それぞれについて簡単に記述していますが、
じゃあ、実際にはどうするのよ？
にお答えするためには
それぞれ、私なりの実際に運用に乗せることが出来た
具体的事例や解説、ノウハウがありますので、
そちらは、おってそれぞれの記事にもする予定です。(もちろん無料ですよ(笑))
（１）1対100、100対１を心がける
一言で言うと
「送り手は、100人がわかるように意識する」
「受け手にとって、この内容は100件の中の1件だと意識する」
上記に尽きます。
情報の発信側に立つと、とにかく発信したいことが先に来て
受け手がどう捉えるのかを後回しにしてしまい、
場合によっては、受け手には伝えたいことがまっすぐに届かず、
発信内容が、受け手の意識の片隅にいってしまうことがあります。
最悪の場合、たとえば「早く伝えなければならない」という意識ばかりが
先にいってしまい
「とにかく制限時間までに情報を発信すること」
「伝えたいことをとにかく発信すること」が
目的になってしまいがちです。
情報の受け手の立場と状況を、以下の基準で意識することが必要だと思います。
■ 受け取るタイミング
送るタイミングが悪かっただけで、
うまく伝達が出来ないケースが、時折見られます。
受け手が忙しい、もしくは情報の山に囲まれている時に
いくら親切丁寧な発信をしても
「情報を受け取ること自体の優先順位が低いため、スルーされる」
「たくさんある中の情報の一つとして既読スルーされる」
は、よくあるケースです。
上記の状況などが起きやすいファクターに
曜日、時間帯なども含まれます。
発信タイミングには注意すべきです。
■ 相手の忙しさが理解できているか
部下から上司への情報発信時、よく起きるケースです。
たとえば、部下→上司は、1対1のやりとりですが、
上司の立場に立った時に、
「複数の部下からの多数の情報を一気に受け取っている」
ケースがあります。
受け手が情報過多のタイミングで、どんな発信をしても、
送り手の思ったようなレスポンスが得られないケースは多いです。
■「発信ツール＋α」もしくは「α＋発信ツール」 を 心がけること
何かしら、口頭での補足や、決まった時間に決まった形で送られることで
受け手がルーチン的に情報をキャッチアップする流れが生まれます。
「このタイミングに、いつも誰々からメールが届く」
（そしてこのタイミングでチェックすることが習慣になる）
それにより、情報過多な中でも優先順位が高まった状態で
受け取ってくれる流れになります。
受け手の業務フローにまで食い込めれば、
もう後は、ごく当たり前な形でコミュニケーションが取れます。
毎週発信するような内容であれば、
「週刊」を「習慣」化する。
という言葉で、私はアドバイスをしています。
続きはこちら（後日アップします）
（２）伝えるツールや方法の、メリット・デメリットを正しく理解すること
ツールや方法、と言っても
昨今では、多種多様な伝達ツールがあります。
ざっとあげるだけでも
- LINE連絡
- FAX連絡
- メール連絡
- ポータル連絡（掲示板・メール方式）
- 電話連絡
- 口頭伝達
非常に多くの手法があります。
以下、簡単にまとめてみます。
| 伝達手法 | メリット | デメリット |
| LINE | 気軽に連絡が出来る・ブレスト向き・相手の状況にとらわれない | 一方的送付・既読からの焦り・長文に向かない・強制力が不明確・決定事項が不明確・過去の情報が流れる・受け手の状況がわからないままの発信になる（配慮に欠ける場合がある）・内容共有がしづらい |
| FAX・書面 | 書面として残る事・受け手の作業指示等の場合は活用しやすい・受取後の多人数共有がしやすい | 受取タイミングがわからない・受け取った確認がしにくい・受け手の整理整頓力によっては情報が活用されない・スピード感が落ちる |
| メール | 送付のスピード感が早い・どんなFORMATでも添付可能・送り手側都合での多人数共有がしやすい | 受取タイミングがわからない・受け手のメール量によっては処理が遅れる・埋もれてしまう可能性がある・出先で見る事が出来ないケースがある・操作等が不得意なひとも存在する |
| ポータル(掲示板) | おおよその特定多数に確実に見てもらえる・情報共有という意味合いでの活用には適している | 送りっぱなしになる事がある（閲覧確認のボタンがあっても、とりあえず確認したというケース・個人宛ではないので、受け手の確認頻度や意識にゆだねられる・スピード感は劣る可能性がある |
| 電話 | 1対1のコミュニケーションが確実の取れる・文面では伝わらないニュアンスを伝える事が出来る | 受け手がいつでも電話に出られるわけではない、受け手のスケジュール等を加味する必要がある・受け手の優先順位によってすぐに連絡がつかない事がある・記録が残りにくい・文面に記録が残っていないので、水掛論になるリスクがある |
| 口頭伝達 | 最も、相互コミュニケーションが取れる・受け手の状況を加味する事が出来る・表情も合わせて細かなニュアンスを伝えることが出来る | 対象者が遠方にいる場合には、各種コストがかかる・対象が多人数になればなるほど、受取り方の差が生まれる |
上記は、まだ粗粗ですが、ざっとメリットデメリットを上げてみました。
現在伝達する時に、本当に
「受け手に取ってベストな伝達方法であるか」
考えることが必要だと思います。
それぞれのメリット・デメリットを、
どのように使い分けていくのかは、後日別記事で・・・。
続きはこちら（後日アップします）
（３）「関係性」「伝達性」「合理性」の視点で考えること
これはどういうことかというと、
『関係性』
・双方向コミュニケーション
・強制力・強制度
・信頼関係構築
『伝達性』
・スピード感
・受け手側の同時人数の多さ
『合理性』
・案内・アナウンスとしての適性度
・受け手のわかりやすさ
・ヴィジュアル性（画像やグラフ）
の視点で、（２）のメリットデメリットを考える
ということになります。
たとえば、
- 双方向コミュニケーションに向いているのは、電話や口頭
だが、
- 受け手の同時人数は劣り
- ヴィジュアルコミュニケーションは出来ない
という様な感じです。
当然、ここで「メールと電話を併用する」 という
皆さん自然に使われているテクニックが出てくるのですが
併用すると、わかりやすく伝える事が出来る反面
手間は少しかかる、ということになります。
この使い訳テクニックについても、後日に・・・。
続きはこちら（後日アップします）
（４）リズム感があること
特に、メールやポータル掲示板等で、私が意識する事です。
ルールが特別にあるわけではないですが
一例として、以下をご覧ください。
■ 黒四角で箇条書きタイトルを表記して
■ 同じフォントやサイズ、下線を引き
■ 1行の文字数もなるべく合わせてしまう
とても、シンプルですが
それだけで、読み手はシンプルに注視してくれるようです。
私がメールでよく使う手法ですが、
■ 黒四角で箇条書きタイトルを表記して
→ 大事なことは黒四角、次に大事は白四角
■ 同じフォントやサイズ、下線を引き
→ 色を使うならなるべくリズムを使って表現する
■ 1行の文字数もなるべく合わせてしまう
→ 出来れば文章が折り返しにならないように
のように、「→」で簡単解説をつけて補足する。
ということを心がけています。
リズム感、という言葉でしか表現しようがないのですが
ポン、ポン、ポン、と表示されていると
ストレスなく読めるようです*1
（５）自分の記述のクセを理解する事
これは、ひたすらに「参考にしたいひとの文章、メール」を
徹底的に研究する事に尽きます。
幸い、ここまでLINEやメールがたくさん存在する世の中ですので
ふとした日常のLINEから、迷惑メールまで
何かしら、「読みやすいな」と思うきっかけはあるはずです。
この記事から学ぶことがいくつかあったかも知れませんが*2
同時に、反面教師にする点もあるのだと思います。
私の文章（このサイトに限りますが）、あえて実行しているクセがあります。
それは、
- 「人」ではなく「ひと」
- 「事」ではなく「こと」
です。
この記事でもそうなっていると思います。*3
これは、初めてブログを書いたおよそ10年前から
漢字を減らしたい、という理由だけで始めたクセです。
幸いにも、日常のメールではそのクセは出ていませんが、
これが無意識的にやっていたとすると
なかなかにクセのある文章になります。
記事をじっくり読み返してアップするという習慣が弱いので、
接続詞の使い方が偏っていたり、
思う、と、思った、が混在していたり、
色々あるかと思いますが、
まねする相手を早く見つけて、技術を盗む、が
読みやすい文面に近づけるのではないか、と思っています。
詳細解説（もしくはテクニック？）については、
追って記事にするつもりですので、
気になった方はどうぞ、気長にお待ち頂ければ幸いです。
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