後輩に教えたくなるExcel技その7「操作を楽にして、時間短縮をする」

エクセルのバージョンが、
「２０００→２００３→２００７」と進化していって
現在の最新版は「２０１３」ですね。

バージョンがアップすると共に
どんどん便利な機能が増えていると思います。

ですが、２００３から２００７以降のバージョンには大きな違いがありますね。

そうです。「リボン」です。
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↑ これが「リボン」です。（操作の内容が非常にわかりやすい。）

私は「２００３」活用の時代が長かったこともあり
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（画面は２０００）どうも、このメニューがすっきりした感じが
未だに作業しやすいと思っています。

『もう「２００７」「２０１３」になれたよ。』
という声もありそうですが

まずは現在「２０１３」を使っている私が感じている
不満、不便だと思っている点を少しまとめてみます。

■ リボンを広げると、作業画面が狭い！

以下の画像をご覧ください。
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無理矢理に、リボンありなしをひっつけた画像。

画像に書いてある通り、
この5行～6行の差で、表が1画面で見ることが出来るか
いちいちスクロールしないといけないのか、が変ってきます。

作業効率を考えると、
できる限り多くの行を1画面に出したい、というのが私の考えです。

■ かといって、リボンをたたむと作業しにくい

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画像のように、「リボンを出しっぱなしにする」か？
「選んだときだけ表示されるようにする」のか？

を選べるのですが、
選んだ時だけ表示、というのもリボンが
いちいち出たり消えたりなので、私は面倒です。

■ そこで「クイックアクセスツールバー」の登場

ちょこちょこ見切れていますが、
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この赤枠部分です。

私のエクセル丈夫画面は以下のようになっています。
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↑ 左側

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↑ 右側

この感じ、どこかで見たことはありませんか？

そうです、エクセル２００３以前の
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このイメージです。

簡単に言うと、クイックアクセスツールバー、は
以前のような「機能のショートカットメニュー」と言えます。

初期設定では、一番上の部分に
「クイックアクセスツールバー」は表示されていますが
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ツールバー上で「右クリック」。
「リボンをボタンの上（下）に表示」で、
上に表示するか、下に表示するかを選べます。

私は、「２００３」ライクな使い方がしたいので
（少しでもマウス移動の距離を減らしたい）
【リボンの下に表示】を好んで使用しています。

■ 「クイックアクセスツールバー」の設定方法

ここからが本題ですが、非常に簡単です。
まずはいつも使うボタンを思い出します。

たとえば・・・の例です。

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よく「ホームタブ」の「並べ替えとフィルター」を使うなー
という場合なら。

右クリックすると、以下のメニューが出ます。
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クイックアクセスツールバーに追加、を押すだけ。

これだけで「クイックアクセスツールバー」に追加されます。

クイックアクセスツールバーから削除したいなー
という場合なら。

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クイックアクセスツールバー上で、右クリック。
そうすると「削除」のメニューがあります。

細かい表示順などを変更したい場合は、
「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」をクリックすれば
より詳細設定画面に飛びます。

でも、簡単に設定したいだけなら
「追加」と「削除」をするだけでOKです。

■ 私の「クイックアクセスツールバー」ご紹介

私とリアルに親交のある方には、直接ご説明しますが
このブログ、実名でやっているものの、
まだまだ、外部アクセスが大半をしめますので
簡単にご紹介します。

（左側）
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（右側）
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大きく「９つ」のフェーズに分けています。

それぞれ以下簡単に。

① 新規作成、名前を付けて保存、上書き保存、印刷プレビュー
② 元に戻す、やり直し
③ 昇順、降順
④ フォント、フォントサイズ、文字・セルの色づけ、センタリング、セル結合
⑤ 罫線関連の詰め合わせ
⑥ カンマ、円、％表記の詰め合わせ、少数点移動
⑦ マクロ関連
⑧ グループ化、グループ解除、ウインドウ枠の固定
⑨ 図形描画、ワードアート等の詰め合わせ

という感じです。

①～④の部分は、「２００３以前のエクセル」っぽい感じです。
⑤は個人的には結構便利だと思っている「罫線詰め合わせ」です。
⑥～⑨は、もう個人的趣味の領域。

昔からエクセルを使用している方には①～④は、
ぜひおすすめしたい「ツールバー」です。

「ホームタブ」を押して、使用したい「ボタン」を押して・・・が、
1回のクリックで済むというのが、大きなメリットです。

■ まとめ

いかがでしたでしょうか。
このエクセルシリーズは、「MDのための」と表記していますが、

マーチャンダイザーという職種に限定しているのではなく
対象となるであろう方は
【日々忙しい中、エクセルと格闘している方全般】です。

少しでも早く、楽に、間違いなく、体裁の整った 表を
作成できるお手伝いを出来ればという思いでおります！

日々の業務のお悩みがあれば、効率化を一緒に考えますので
どうぞお知らせくださいませ。

■ まとめ

MDのための（裏）エクセル講座その1「簡単に上のセルに移動」 - 75-85
MDのための（裏）エクセル講座その2「いらない空白行を削除する」 - 75-85
MDのための（裏）エクセル講座その3「セル内の好きな所で改行する」 - 75-85
MDのための（裏）エクセル講座その4「見やすい表を作る（色）」 - 75-85
MDのための（裏）エクセル講座その5「見やすい表を作る（罫線）」 - 75-85
MDのための（裏）エクセル講座その6「みんなに親切な印刷をする」 - 75-85
MDのための（裏）エクセル講座その7「操作を楽にして、時間短縮をする」 - 75-85
MDのための（裏）エクセル講座その8「見やすい行間」 - 75-85
MDのための（裏）エクセル講座その9「日時を簡単に入力する」 - 75-85
MDのための（裏）エクセル講座その10「エラー表示とうまくつきあう」 - 75-85