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アパレル、雑貨を中心とした小売・メーカーで働くひとたちの話

仕事で課題に行き詰まったときに考える3つのステップ

課題。

仕事をしていると、誰でも必ずぶつかることかと思います。
また課題は、たいていの場合一つではなく同時に複数抱える事がほとんどです。

久々の更新となる今回は、自分なりの「課題解決方法」について整理して記事にしてみます。

まだまだ、課題解決については勉強中の身と存じておりますが、記事にする事も自身の学びになると思い、思い切って書いてみたいと思います。

また内容については、私が今まで読んだ本や実務経験などが混ざり合っているものとなります。

では、少しでもご参考になれば幸いです。

■ 今回の例題として

2016年、まったくもってブログを更新してこなかった自分に対して、

「ブログが更新出来ない」という課題

解決するためのストーリーを描いてみたいと思います。

この段階では、課題は漠然としていてかまわないと思います。

それでは以下から3つのステップ、はじまります。

(1)進捗率10%でゴールイメージを描いてみよう

□ はじめに

私は今「ブログが更新できない」という課題を認識した所です。
この状態は、単に課題・問題に気づいただけの状態となります。

ここで何もアクションを起こさないと、ずっとブログは更新されないことになります。

「どうしたらコンスタントに、ブログが更新出来る様になるかな」
「なんでブログが更新できないんだろう」

と、手段や何故何故、をあれこれ考えてしまいがちですが、あえて一気に飛ばしてゴールイメージを描くようにします。

課題→ゴールイメージへ一気につなげた形を、私は「進捗率10%」と表現しています。

□ ゴールイメージの描き方

シンプルに言うと、理想の「状態」を想像、思い浮かべることです。

ここでは、ゴールイメージを
「2週間に1回ブログが更新されており、日々のアクセス数が現在の1.5倍になっている状態」
とします。

ゴールイメージを描く際に意識している事は、文章の最後に「~になっている状態」をつけることです。

理由は以下から。

□ 目標にはしない

例えば、ゴールイメージを

・2週間に1回のブログ更新
・アクセス数1.5倍

などとすると、ゴールイメージではなく単に「目標」に近くなってしまいます。

私がそうなのですが、ゴールイメージを「目標」にすると途端にハードルがあがるような気がします。

どういうことか?ダイエットでたとえるならば

A「5kgやせる」
B「5kgやせることで、細身のスーツが格好良く着こなせる状態」

Aは「目標」で、Bは「ゴールイメージ」という感じです。

【●●することで、▲▲が出来ている状態】
【●●出来ることで、▲▲が出来ている状態】

という表現になることを意識したいです。

具体的なゴールイメージを描く事で、モチベーション(≒取り組む理由)を高めようというのが狙いですね。

□ メリットも合わせて設定する

さらに付け加えますと、

ゴールイメージを描くときに、是非意識したいのは
同時に「メリット」を考えることです。
これも、モチベーションに差が出ると思います。

「2週間に1回ブログが更新されており、日々のアクセス数が現在の1.5倍になっている状態」

になれば、生まれるメリットとして、

・表現欲が満たされる
・ブログを書くための情報収集力が向上し、知識が深まる
・ブログから生まれるコミュニケーションが広がる

などを考えることが出来ます。

出来ればメリットは3つ、設定出来ると良いだと思います。

今は例題として「私のブログ更新」レベルの話しですが、仕事に置き換えると、3つのメリットがあることはとてもインパクトが大きいこと、と思います。

ここまでを考えることが、進捗率10%、の状態です。

まだ、具体的にどうやってゴールイメージに持って行くか、どんな障害があるか、何に苦労しそうか、などはすべてすっ飛ばした状態です。

前段で書きましたが、仕事の話しであれば、たった一つのことを解決すれば良いということはなく、実際ほとんどの場合、課題解決は同時進行になると思います。

自分が持っている課題・問題を、
「課題のまま置いておく」のではなく、
「ゴールイメージを描いて、保管しておくこと」が大切
だと思います。

今日出た課題は、当日中に進捗率10%の状態にして、
出来るときに少しずつやる、というやり方が理想ではないでしょうか。

これが課題のままの放置状態だと、どうしても、対応がおっくうになりがちです。

私はevernoteを活用して、抱えている複数の案件に対して、課題とゴールイメージメモを保存するようにしています。
evernoteだと、PCで入力したものも、スマホで移動中などに確認出来るので便利です。

(2)課題解決BOXに入れて考えてみよう

□ 課題解決BOXとは

これは自分が勝手にそう読んでいるだけです。

また、内容については、ロジカルシンキングの本などを読めば同じようなことが書いてあると思います。
ですので、私のオリジナルという訳ではありません。

イメージはこのような感じです。
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テキストだけを抜き出すと

・今認識している課題・問題
・予測される弊害
・原因と思われる事
・解決のためのプラン
・メリットやゴールイメージ

となります。
上記それぞれの項目を、ここからどんどん繋げていく作業になります。

このBOXを用いて、課題からゴールイメージまで持っていく流れを考える事になります。

それでは実際に私の課題「ブログが更新出来ない」について、このBOXを活用して考えていきたいと思います。

□ 今認識している課題・問題

課題「ブログが更新出来ない」について、もう少し深く考えてみます。

■ ブログが更新できない
■ ブログを更新するモチベーションが保てない
■ 忙しくて、優先順位が下になっている

というのが、今認識している課題になります。

また、これは絶対ではないのですが、複数ある課題を、一言にまとめてみるのも効果的です。

頑張って一言にまとめると

ブログの優先順位が低く、更新しようという意欲が低い

となります。

画像にすると、このような感じです。
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□ メリットやゴールイメージ

順番に下に記入していくのではなく、次はゴールイメージを記入します。

「2週間に1回ブログが更新されており、日々のアクセス数が現在の1.5倍になっている状態」

と、先ほど設定したゴールイメージを記入します。

これは新たに考え直す必要はないと思います。

画像にすると、このような感じです。
(BOXが大きくなった件については、お許しを)
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ここからが本番です。実際にどのように課題を解決して、ゴールイメージまで持っていくか、を考えるフェーズに入ります。

□ 予測される弊害

先ほど課題として認識している、

■ ブログが更新できない
■ ブログを更新するモチベーションが保てない
■ 忙しくて、優先順位が下になっている

という状況が、どのような弊害を生んでいるのかを考えていきます。

ブログが更新されていない状況が続くことによって、
読者がどんどん離れていくことが想定されます。

またブログを更新しないことによって、
情報アウトプットのチャンスが失われます

さらには、頭を使いながら文章を書くチャンスがなくなり、文章力や構成力も低下しそうです。

上記を踏まえ、

■ 読者がどんどん離れていく
■ 情報アウトプットのチャンスが失われる
■ 文章力、構成力が低下する

と記述しました。

これも出来れば、一言にまとめられると○です。

ここでは、

スキルダウンし、最悪ブログ閉鎖になる可能性がある

を一言で表現した、予測される弊害としました。

ここでは多少ですが、少しオーバーにリスク想定した方が良いかも知れません。
最悪こういう事が起きるかもしれない、くらいでしょうか。

とはいえ強弱の付け方は、ケースバイケースかもしれません。
今回の例は、自分だけで完結する内容なので、やや刺激的な弊害を設定した次第です。言うならば自分にムチを打っているイメージです。

他者が絡む場合は、デリケートな内容になることもありますので、その相手との関係性などを踏まえて記入した方が良いこともありますね。

ここまでを画像にすると、こうなります。
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□ 原因と思われる事

予測される弊害を記入して「このままでは良くない」と認識した後、一旦冷静になるために、原因を考えます。

注意したいのは「今認識している課題・問題」と一緒になってしまって、内容がごちゃごちゃにならないようにすることです。

その課題・問題が、そもそも何故起こっているのかを考えることが必要になります。

ちなみに、ここで課題・問題を一言にまとめていると、「原因」を表現しやすいような気がします。

ブログの優先順位が低く、更新しようという意欲が低い

が認識している課題・問題ですから、

原因として考えられるのは「他にやりたいことがあって、ブログを更新していない」ので、まずブログ更新を楽しいと思っていない、のでしょう。

限られた時間の中で、優先順位が低いのですから、自分の、「タイムマネジメントが出来ていない」、ですね。

後は、「アウトプットしたい情報が少ない」、からブログを更新しないとも言えます。

まとめると

■ ブログ更新を楽しいと思っていない
■ タイムマネジメントが出来ていない
■ アウトプットしたい情報が少ない

となります。

こちらも頑張って、一言でまとめると

自己管理が不足しており、情報不足に陥っている

となります。

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□ 解決のためのプラン

ここまで来れば、あとはもう一歩です。

■ ブログ更新を楽しいと思っていない
■ タイムマネジメントが出来ていない
■ アウトプットしたい情報が少ない

という原因に対して、どういう解決プランがあるのかを考えます。

ポイントとなるのは、認識している課題・問題である、

■ ブログが更新できない
■ ブログを更新するモチベーションが保てない
■ 忙しくて、優先順位が下になっている

に対して、一足飛びで解決プランを考えようとすると、

「モチベーションを上げて、ブログ更新する時間を作って、頑張って記事を書いていこう。」

のような、ぱっと聞こえは良いスローガンだが、なかなか実行出来なさそうな解決策になってしまいます。

実はそれを回避するために、ここまでのプロセスをあえて通りました。

再度、原因と思われる事を以下、記述すると

■ ブログ更新を楽しいと思っていない
■ タイムマネジメントが出来ていない
■ アウトプットしたい情報が少ない

※ 自己管理が不足しており、情報不足に陥っている

この原因を解決するためには、どのようなプランがあるのか考えてみます。

ここでは同時に、予測される弊害も合わせて考えるようすると効果的だと思います。

ブログ更新を楽しいもの、にしていくために、
「記事は自分が書いていて楽しく、興味深い内容にする」
と考えました。

タイムマネジメントのために、
ブログ更新のための時間を確保するようにします。
「毎週●曜日、●時から記事を書く環境を用意する」
ようにします。(実際には具体的な時間を記入します)

アウトプットしたい情報が少ない、に対応するために
「多くのひとと会って、会話を増やしインプットを増やす」
ことを意識していこうと思います。

まとめると

■ 記事は自分が書いていて楽しく、興味深い内容にする
■ 毎週●曜日、●時から記事を書く環境を用意する
■ 多くのひとと会って、会話を増やしインプットを増やす

となりました。

一言でまとめるとどうなるか考えた結果、

交流を増やし、刺激を受けてブログを更新していく

としました。

ようやく課題解決BOXが完成しました。

画像で見ると、このようになります。
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(3)関係の無い誰かに、プランを聞いてもらおう

今までのステップをクリアすると、1枚にまとまった課題解決プランが出来上がります。

最後のステップはとてもシンプルです。
出来上がった課題解決プランを、誰かに見てもらうだけだからです。

仕事の場合は、いきなり直接の関係者や上司ではなく、他部署の方を頼るなども良いと思います。
どうしても見せる相手がいないなら、自分で他人になりきって、ゼロベースで見る手法もありです。

先にお断りしておくと、今回私が作成したプランは、このステップをやっておりません。

ですので、後から「何か違う」と思うかもしれませんが、そうならないためにも、誰かに見てもらって、つじつまが合っているか、無理な部分はないか、もっと良い解決プランはないか、などのアイデアをもらうと良いと思います。

■ まとめと補足

課題解決BOXは、1枚にまとまっているという所が良いところで、課題解決のために実際にどう行動に移していくのか、が考えやすくなります。

とはいえ私は実際には、このように資料化せずに、前述したevernote上で済ませてしまうことも多いです。とにかくPC上や、紙で印刷した場合に1画面もしくは1枚に収まっている状態であれば良いと思います。

さらに言うと、すでに課題による弊害や原因を認識している相手に話す時は、そのステップを飛ばして「課題」→「解決プラン」→「ゴールイメージ」だけ表現するようにすることもあります。少し回りくどさを感じる場合があるためです。

また、はじめは、このように考えていることを文字にしていくことが難しいと思うかもしれません。*1
ですが、やればやるだけ上手くなりますし、もやもやした状況からはまず脱却できると思います。

後は実行あるのみ。

の、状況を作る事が出来たならば、抱えている課題は、ひとまず解決の方向に向かうのではないでしょうか。

難しいのは「実行あるのみ」まで持っていった後でも「解決プランを実行することそのもののハードルが高い」ケースも多々あります。
特に仕事において、他者や組織体制が絡む場合であると、そうなりがちです。

その場合は、いわゆる5W1H設定や、この課題解決までのプランを関係者同士で共有し、協力体制を構築していくことなどが必要になってくるのだろうと思います。



最後に・・・
私は今回の記事のために「ブログ更新のための解決プラン」を立案しましたが、解決プランが実行、が出来るか・・・は別の話です。

*1:お困りの際はお近くのコンサルタントに!