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アパレル、雑貨を中心とした小売・メーカーで働くひとたちの話

MDのための(裏)エクセル講座 その6「みんなに親切な印刷をする」

エクセルの表を印刷した時に、
「誰が」「いつ」作成したものか、わからないことはないでしょうか?

特に同じようなフォーマットで毎週作成するようなものの場合

「数字が何か違うと思ったら、これ先週のデータでした・・・」
「ところで、この資料誰が作ったの?」

のような出来事に直面する事があります。


そんな時に、便利なのが
印刷時の「ヘッダー」「フッター」機能です。

今回サンプルとして、このような表を用意しました。
印刷プレビューの画面ですので「印刷した時のイメージ」ですね。
f:id:trerstore:20150529180419j:plain

簡単に「ヘッダー」「フッター」をご説明すると
f:id:trerstore:20150529180753j:plain
上部がヘッダー。下部が振ったー部分となります。

エクセルの編集画面には表示されませんが、
印刷時のみ表示されるところが、メリットです。


一例として「ヘッダー中央部分にファイル名を表示」
させてみます。


完成イメージは以下です。
f:id:trerstore:20150529182002j:plain



手順として、以下記述します

(1)ファイルを名前をつけて保存する(このファイルが表示されます)
(2)リボンメニューの「ファイル」→「印刷」を選ぶ
f:id:trerstore:20150529181328j:plain
ここを押して


f:id:trerstore:20150529181351j:plain
ここですね。


(3)「印刷」のページの、一番下「ページ設定」をクリックする
f:id:trerstore:20150529181617j:plain
ここ。小さくてすいません。


(4)「ページ設定」ウインドウの「ヘッダー/フッター」を選ぶ
f:id:trerstore:20150529182125j:plain


(5)「ヘッダーの編集」をクリックする

そうすると、以下のようなウインドウが現れます。
f:id:trerstore:20150529182244j:plain


(6)それぞれ、表示したい場所や項目を選ぶ
f:id:trerstore:20150529182334j:plain
それぞれのボタンを押すと、対応する内容が設定されます。
ファイル名を表示は「エクセルマーク」です。


どのボタンを押せばよいのかわからない!
という場合は、ボタンの上にマウスカーソルを合わせて
しばし待てば・・・

f:id:trerstore:20150529182526j:plain
画像の「時刻の挿入」のような感じで、説明が出ます。


↓ 設定完了した状態
f:id:trerstore:20150529182839j:plain
これで、印刷時
ヘッダー中央部分にファイル名が表示されるようになりました。


フッターについても、操作方法は同じですので色々試してみてください。

■ 活用方法例についての補足

たくさん応用が利く機能かと思います。
たとえば・・・ですが

□ ヘッダーもしくはフッターに「ページ数」の表示
f:id:trerstore:20150529184023j:plain
このように設定すると


f:id:trerstore:20150529184105j:plain
こんな感じで、何ページ中の何ページ目、と表示できます。


□ ヘッダー右上に「作成者」「作成日時」の表示
f:id:trerstore:20150529184205j:plain
このように設定すると


f:id:trerstore:20150529184411j:plain
こんな感じになります。

常に、そのタイミングの日付と時刻が表示されるので便利ですね。


□ ヘッダー左上に「ロゴ画像」を表示

画像も挿入できるので、
f:id:trerstore:20150529184644j:plain
こういう事も可能です。


定型的に、印刷時に表示したい項目が固まっているならば
活用の可能性はたくさんあると思います。


■ まとめ

MDのための(裏)エクセル講座 その1「簡単に上のセルに移動」 - 75-85
MDのための(裏)エクセル講座 その2「いらない空白行を削除する」 - 75-85
MDのための(裏)エクセル講座 その3「セル内の好きな所で改行する」 - 75-85
MDのための(裏)エクセル講座 その4「見やすい表を作る(色)」 - 75-85
MDのための(裏)エクセル講座 その5「見やすい表を作る(罫線)」 - 75-85
MDのための(裏)エクセル講座 その6「みんなに親切な印刷をする」 - 75-85
MDのための(裏)エクセル講座 その7「操作を楽にして、時間短縮をする」 - 75-85
MDのための(裏)エクセル講座 その8「見やすい行間」 - 75-85
MDのための(裏)エクセル講座 その9「日時を簡単に入力する」 - 75-85
MDのための(裏)エクセル講座 その10「エラー表示とうまくつきあう」 - 75-85


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